千葉経済産業新聞

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印刷・発送・請求手順 ​

千葉経済産業新聞 オペレーション手順書 最終更新: 2025年XX月XX日

1. 全体フロー ​

校了 → 印刷発注 → 納品 → 発送準備 → 発送 → 請求書発行 → 入金確認

担当: オペレーション担当者 関連ファイル: /content/issue_YYYYMM/folio.yaml, /crm/sponsors.csv, /crm/readers.csv

2. 印刷フロー ​

2.1 印刷業者 ​

大阪印刷

  • 担当: [担当者名]
  • 電話: [電話番号]
  • メール: [メールアドレス]
  • 納期: 校了後◯営業日
  • BCP: 評価済み（災害時の代替拠点あり）

2.2 印刷発注手順 ​

ステップ1: 校了確認 ​

  • [ ] folio.yamlのstatusがapproved
  • [ ] すべての記事がfinalステータス
  • [ ] 画像の著作権クリア、クレジット確認
  • [ ] 協賛企業一覧の最終確認（社名・ロゴ・表記統一）
  • [ ] 編集長の最終承認

ステップ2: 入稿データ作成 ​

  • [ ] デザイナーから入稿データ（PDF）を受領
  • [ ] ファイル名: shinbun_YYYYMM_final.pdf
  • [ ] 保存先: /content/issue_YYYYMM/final/

ステップ3: 印刷発注 ​

  • [ ] 大阪印刷にメール送信（件名: 【千葉経済産業新聞】YYYY年MM月号 印刷発注）
  • [ ] 入稿データをメール添付 or ファイル転送サービス
  • [ ] 発注内容を明記
    • 部数: XXX部
    • 用紙: [用紙サイズ・種類]
    • ページ数: Xページ
    • 納期: YYYY年MM月DD日
    • 納品先: [住所]

ステップ4: 見積・発注確認 ​

  • [ ] 大阪印刷から見積書を受領
  • [ ] 金額・納期を確認
  • [ ] 発注確定の返信

ステップ5: 納品確認 ​

  • [ ] 納品日にXXX部が到着
  • [ ] 部数・印刷品質を確認
  • [ ] 不備があれば、即座に大阪印刷に連絡

2.3 印刷コスト管理 ​

印刷費は、CRMファイナンスに記録。

csv
date,category,item,quantity,unit_price,total,supplier,notes
2025-01-25,printing,issue_202601,600,XXX,XXX,大阪印刷,

3. 発送フロー ​

3.1 発送委託先 ​

[障害者施設名]

  • 担当: [担当者名]
  • 電話: [電話番号]
  • メール: [メールアドレス]
  • 処理能力: 個別発送600社/月

3.2 発送準備手順 ​

ステップ1: 発送先リスト作成 ​

CRMデータから発送先リストを生成。

対象:

  • 協賛企業（/crm/sponsors.csv）
  • 購読者（/crm/readers.csv）
  • その他配布先（商工会議所・自治体・金融機関など）

CSVフォーマット:

csv
recipient_name,org,address,postal_code,units
佐藤太郎,〇〇工業株式会社,千葉県市原市〇〇1-2-3,290-XXXX,10

保存先: /content/issue_YYYYMM/shipping_list.csv

ステップ2: 同封物準備 ​

標準同封物:

  • 発行挨拶状（初回のみ）
  • マッチング事例チラシ（2ページ）
  • 補助金情報チラシ（1ページ）
  • イベント案内（開催時のみ）

同封物データ: /docs/ops/enclosures/

ステップ3: 発送委託 ​

  • [ ] [障害者施設名]に発送依頼メール送信
  • [ ] 印刷物をXXX部納品（大阪印刷 → 発送委託先に直送も可）
  • [ ] 発送先リスト（CSV）をメール送付
  • [ ] 同封物を郵送 or 持ち込み

ステップ4: 発送作業 ​

[障害者施設名]が以下を実施:

  • [ ] 宛名ラベル印刷
  • [ ] 封入・封緘
  • [ ] 郵便局に持ち込み or 集荷依頼

発送期限: 印刷納品後◯営業日以内

ステップ5: 発送完了報告 ​

  • [ ] [障害者施設名]から発送完了報告を受領
  • [ ] 発送日・発送部数を確認
  • [ ] 不達（住所不明など）のリストを受領 → CRM更新

3.3 発送コスト管理 ​

発送費は、CRMファイナンスに記録。

csv
date,category,item,quantity,unit_price,total,supplier,notes
2025-01-28,shipping,issue_202601,600,XXX,XXX,[障害者施設名],

4. 請求フロー ​

4.1 請求対象 ​

  • 協賛企業: 月次請求（毎月XX日締め、翌月XX日払い）
  • 購読者: 月次請求 or 年間一括請求

4.2 請求書発行手順（✨ 自動化） ​

重要な変更

2025年1月より、請求書・領収書PDFの自動生成機能が実装されました。 CRMシステムから直接PDF発行が可能です。

ステップ1: 請求書レコード作成 ​

ツール: CRM請求書管理 (/crm/invoices)

  1. 「新規請求書作成」ボタンをクリック
  2. 対象を選択（協賛企業 or 購読者）
  3. 請求情報を入力:
    • 請求書番号（自動生成: INV-YYYYMM-XXX）
    • 発行日
    • 支払期限（デフォルト: 発行日+30日）
    • 金額
  4. 「作成」ボタンをクリック

ステップ2: 請求書PDF生成 ​

ツール: CRM請求書詳細画面 (/crm/invoices/[id])

  1. 作成した請求書の詳細画面を開く
  2. 「文書発行」セクションへ移動
  3. 請求書PDFの「PDF生成・保存」ボタンをクリック
  4. Supabase Storageに保存され、文書番号が表示されます

PDF内容（自動生成）:

  • 会社情報（会社設定から取得）
  • 請求先情報
  • 明細表（品目・数量・単価・金額）
  • 小計・消費税（10%）・合計
  • 振込先情報
  • 支払期限

旧方式: 手動（Excelテンプレート） → 廃止

ステップ3: PDFダウンロード ​

ツール: CRM請求書詳細画面 または Supabase Storage

  1. CRMから: 「ダウンロード」ボタンをクリック
  2. Storageから: invoices/YYYY/MM/INV-YYYYMM-XXX.pdf からダウンロード
  3. PDF印刷準備

ステップ4: 同封物準備 ​

標準同封物:

  • 請求書PDF（印刷、1枚）
  • マッチング事例チラシ（1枚）→ 解約抑止
  • 補助金情報チラシ（1枚）→ 付加価値提供

ステップ5: 郵送 ​

  • [ ] 請求書PDF（印刷） + 同封物を封筒に入れる
  • [ ] 郵便局で発送 or ポスト投函
  • [ ] 発送日をCRM請求書メモ欄に記録

ペーパーレス化の検討

将来的に、PDFをメールで送付する運用も検討可能です。 現状は紙送付を推奨（解約抑止の同封物も併送）。

4.3 入金確認（✨ CRM連携） ​

ステップ1: 入金チェック ​

  • 毎週月曜日、銀行口座の入金を確認
  • インターネットバンキング or 通帳記帳

ステップ2: 消込処理（CRM） ​

ツール: CRM請求書管理 (/crm/invoices)

  1. 入金があった請求書の詳細画面を開く
  2. 「支払済みにする」ボタンをクリック
  3. ステータスが paid に変更され、支払済み日が記録されます

旧方式: 手動でCSV更新 → 廃止

ステップ3: 領収書PDF発行（必要に応じて） ​

ツール: CRM請求書詳細画面 (/crm/invoices/[id])

  1. 詳細画面の「文書発行」セクションへ移動
  2. 領収書PDFの「PDF生成・保存」ボタンをクリック
  3. Supabase Storageに保存され、文書番号が表示されます

PDF内容（自動生成）:

  • 会社情報
  • 領収先情報
  • 金額（数字と漢数字の両方）
  • 但し書き（デフォルト: 「協賛料として」）
  • 収入印紙が必要な場合の表示（¥50,000以上）
  • 発行日

収入印紙の貼付

¥50,000以上の領収書には、収入印紙¥200の貼付が必要です（2022年4月以降）。 PDF印刷後、忘れずに収入印紙を貼付してください。

ステップ4: 領収書郵送（顧客から要望があった場合） ​

  • [ ] 領収書PDF印刷
  • [ ] ¥50,000以上の場合、収入印紙¥200を貼付
  • [ ] 会社印（角印）を押印
  • [ ] 郵送

ステップ5: 未入金フォロー ​

支払期限を過ぎても入金がない場合:

  • 期限+3日: リマインドメール送信（請求書PDFを再送）
  • 期限+7日: 電話フォロー
  • 期限+14日: 督促状郵送
  • 期限+30日: 営業担当に連絡、個別対応

CRMで自動延滞検出

CRM請求書管理では、支払期限を過ぎた pending 請求書を自動的に overdue に変更します。 延滞請求書は一覧画面で赤色バッジで表示されます。

5. 解約抑止施策 ​

5.1 請求同封物の工夫 ​

  • マッチング事例: 「協賛企業A社 → 商談成立」など、具体的な成果を紹介
  • 補助金情報: 「今月の補助金ダイジェスト」で付加価値提供
  • イベント案内: 交流会・セミナーで接点強化

5.2 更新前フォロー ​

契約満了の2ヶ月前:

  • [ ] 営業担当から電話フォロー
  • [ ] 年間取材の振り返り・成果共有
  • [ ] 次年度の取材プラン提案

6. チェックリスト（号クローズ前） ​

編集 ​

  • [ ] folio.yamlのstatusがapproved
  • [ ] すべての記事がfinalステータス
  • [ ] 写真著作権クリア、クレジット確認
  • [ ] 協賛企業一覧・表記統一

印刷 ​

  • [ ] 入稿データ受領（PDF）
  • [ ] 大阪印刷に発注
  • [ ] 見積・発注確認
  • [ ] 納品日・部数確認

発送 ​

  • [ ] 発送先リスト作成（CSV）
  • [ ] 同封物準備
  • [ ] [障害者施設名]に発送依頼
  • [ ] 発送完了報告受領
  • [ ] 不達リスト受領 → CRM更新

請求（✨ 自動化） ​

  • [ ] CRMで請求書レコード作成
  • [ ] 請求書PDF生成・保存
  • [ ] PDFダウンロード・印刷
  • [ ] 同封物準備
  • [ ] 郵送
  • [ ] 発送日をCRMメモ欄に記録

7. トラブルシューティング ​

印刷トラブル ​

問題: 納期遅延 対処: 大阪印刷に状況確認 → 発送先に納期変更連絡

問題: 印刷不良（色ムラ・汚れ） 対処: 大阪印刷に連絡 → 再印刷 or 値引き交渉

発送トラブル ​

問題: 宛先不明で返送 対処: CRMの住所を更新 → 正しい住所に再送

問題: 発送遅延 対処: [障害者施設名]に状況確認 → 発送先に遅延連絡

請求トラブル ​

問題: 請求書未着 対処: CRMから請求書PDFをダウンロード → メール送付 or 再郵送

問題: 入金額が異なる 対処: 振込依頼人名を確認 → 差額を次月調整 or 返金

問題: PDF生成エラー 対処:

  1. 会社情報設定が登録されているか確認
  2. Supabase Storage documents バケットが作成されているか確認
  3. エラーメッセージを確認して対処

8. 定期レビュー ​

月次レビュー ​

  • 印刷・発送・請求の実績を確認
  • コスト分析（予算との差異）
  • トラブル・遅延の振り返り

四半期レビュー ​

  • 印刷業者・発送委託先のパフォーマンス評価
  • コスト削減施策の検討
  • 新規パートナーの検討

9. 関連ページ ​

10. 改定履歴 ​

  • 2025-01-17: 請求書・領収書PDF自動生成機能の追加
  • 2025-XX-XX: 初版作成

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