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CRMワークフロー ​

CRMシステムにおける主要なワークフローとベストプラクティスをまとめています。

ワークフロー種類の使い分け

  • このページ: データ管理のワークフロー（顧客情報・取材スケジュール・請求管理）
  • 編集ワークフロー: コンテンツ制作のワークフロー（記事作成プロセス）

1. リード獲得から協賛契約まで ​

[リード獲得] → [リード登録] → [商談] → [成約] → [協賛企業登録]

ステップ1: リード獲得 ​

獲得チャネル:

  • Web問い合わせフォーム
  • 既存顧客からの紹介
  • イベント（交流会・セミナー）
  • 新規開拓（テレアポ・訪問）

ステップ2: リード登録 ​

  1. CRM → リード管理を開く
  2. 「新規リード登録」をクリック
  3. 必須項目を入力:
    • リード名（担当者名）
    • 会社名
    • ステージ: new
    • ソース: 獲得チャネルを選択
  4. 連絡先（メール・電話）を入力
  5. 「次回アクション」を設定: 「初回コンタクト」
  6. 登録完了

ステップ3: 商談プロセス ​

new → contacted

  1. 24時間以内に初回コンタクト（電話/メール）
  2. 接点履歴に記録
  3. ニーズヒアリング
  4. ステージを "contacted" に更新

contacted → qualified

  1. 詳細ヒアリング
  2. 予算・決裁権・ニーズを確認（BANT）
  3. 見込みありと判断したら "qualified" に更新

qualified → proposal

  1. 提案書を作成
  2. プランを提示（light/standard/premium）
  3. 取材回数・料金を説明
  4. ステージを "proposal" に更新

proposal → won

  1. クロージング
  2. 契約条件合意
  3. ステージを "won" に更新

ステップ4: 協賛企業登録 ​

  1. CRM → 協賛企業管理を開く
  2. 「新規協賛企業登録」をクリック
  3. リード情報をコピーして入力:
    • 企業名
    • 連絡先担当者
    • メール・電話
    • 住所
  4. 協賛情報を設定:
    • プラン: standard（例）
    • 月額料金: ¥50,000
    • ステータス: active
    • 開始日: 契約開始日
  5. 「次回アクション」を設定: 「初回取材日程調整」
  6. 登録完了

2. 取材から記事公開まで ​

[取材予定登録] → [取材実施] → [原稿作成] → [校正] → [記事公開]

ステップ1: 取材予定登録 ​

  1. CRM → 取材管理を開く
  2. 「新規取材登録」をクリック
  3. 協賛企業を選択
  4. 取材予定日を設定
  5. 取材場所・担当者・目的を入力
  6. 記事ステータス: planned
  7. 登録完了

ステップ2: 取材実施 ​

事前準備:

  • 録音機材・カメラ確認
  • 質問項目準備
  • 過去記事レビュー

当日:

  • 録音開始
  • インタビュー実施（30〜60分）
  • 写真撮影（3〜5枚）
  • 次回取材日の調整

事後処理:

  1. 取材管理の該当取材を開く
  2. 「編集」をクリック
  3. 完了日を入力
  4. 録音実施・写真撮影をチェック
  5. 記事ステータスを draft に変更
  6. メモに取材内容サマリーを記録
  7. 更新完了

ステップ3: 原稿作成 ​

  1. 録音を文字起こし
  2. テンプレートに沿って執筆（CLAUDE.md参照）
  3. 引用部分を企業に確認依頼
  4. フィードバック反映

ステップ4: 記事公開 ​

  1. 紙面レイアウト確定
  2. Web掲載準備
  3. 取材管理の記事ステータスを published に変更
  4. 記事IDを入力（例: 202501-company-name）
  5. 協賛企業にお知らせメール送付
  6. SNSシェア

3. 月次請求プロセス ​

[月初] → [請求書作成] → [送付] → [入金確認] → [支払済みマーク]

ステップ1: 請求書一括作成（毎月1日） ​

  1. CRM → 協賛企業管理を開く
  2. アクティブ協賛企業リストを確認
  3. 各協賛企業について:
    • CRM → 請求書管理を開く
    • 「新規請求書作成」をクリック
    • 対象: 協賛企業を選択
    • 請求書番号: INV-202501-001（連番）
    • 発行日: 当月1日
    • 支払期限: 当月末（または翌月末）
    • 金額: 月額料金を入力
    • 作成完了

ステップ2: 請求書送付 ​

  1. 各請求書をPDF化（手動または自動生成）
  2. メール送付
  3. 同封物: 事例紹介・補助金情報

ステップ3: 入金確認（毎日） ​

  1. 銀行口座をチェック
  2. 入金があった協賛企業の請求書を検索
  3. 詳細画面で「支払済みにする」ボタンをクリック
  4. ステータスが paid に変更される

ステップ4: 延滞フォロー ​

7日延滞:

  • リマインドメール送付

14日延滞:

  • 電話フォロー
  • 接点履歴に記録

30日延滞:

  • 配送停止検討
  • 個別相談

4. 協賛更新プロセス ​

[更新2ヶ月前] → [更新意向確認] → [継続] or [プラン変更] or [解約]

ステップ1: 更新リスト抽出 ​

  1. 協賛企業管理で開始日をチェック
  2. 契約から10ヶ月経過した企業をリストアップ
  3. ステータスを renewal に変更

ステップ2: 更新意向確認 ​

  1. 電話またはメールで連絡
  2. 満足度ヒアリング
  3. 次年度のニーズ確認
  4. 接点履歴に記録

ステップ3: 継続処理 ​

同条件で継続:

  1. 開始日を1年後に更新
  2. ステータスを active に戻す

プラン変更:

  1. 新しいプランに変更
  2. 月額料金を更新
  3. 取材回数を調整

解約:

  1. ステータスを churn に変更
  2. メモに解約理由を必ず記録
  3. 最終請求書を作成

5. データメンテナンス（月次） ​

リード管理 ​

  • [ ] 長期滞留リードのクリーンアップ（90日以上 "new"）
  • [ ] lost 理由の集計・分析

協賛企業管理 ​

  • [ ] ステータス見直し（renewal対象のチェック）
  • [ ] 連絡先情報の更新確認
  • [ ] 次回アクションの進捗確認

取材管理 ​

  • [ ] 期限超過取材の解消
  • [ ] 次月取材予定の調整

請求書管理 ​

  • [ ] 延滞請求書のフォローアップ
  • [ ] 財務レポート作成

よくあるシナリオ ​

シナリオ1: イベントで50社のリード獲得 ​

  1. Excel等で名刺情報を整理
  2. CSVフォーマットに変換
  3. Supabase管理画面から一括インポート
  4. ソースを "event" に統一
  5. 優先順位を付けて順次コンタクト

シナリオ2: 協賛企業がプランをアップグレード希望 ​

  1. 協賛企業詳細画面から「編集」
  2. プランを "premium" に変更
  3. 月額料金を更新
  4. メモに「プランアップグレード 2025-01-01より」を記録
  5. 次月から新料金で請求書作成

シナリオ3: 協賛企業が一時休止希望 ​

  1. ステータスを "pending" に変更
  2. メモに休止理由・再開予定を記録
  3. 請求書発行を停止
  4. 取材も一時停止
  5. 再開時にステータスを "active" に戻す

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